为什么流程图一定要增加授权岗位?

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2011-12-5

——张国祥老师答企业员工问

作者:张国祥
2011/11/27
流程管理风靡全球二十年,使用流程图来梳理企业流程,进行流程管理的企业越来越多,我们在网上、书上见到的流程图大多是从流程的起点岗位开始,到完成岗位结束。为什么张老师指导优化的流程图必须设置授权岗位?
首先要明白,流程并非新生事物,有活动就有流程,有组织的地方就有流程管理,近二十年来,只不过是更多的企业更多的人认识到了流程管理对于企业成长的重要性而已。流程管理与企业管理一样源远流长,管理需要组织,组织就会有流程。一切管理都始于授权!董事会授权董事长,董事长授权总经理,总经理授权各单位各部门负责人,各负责人授权具体办事员。各种授权既有从制度上体现的,也有从流程上体现的,还有各种临时授权则因工作需要而产生。而流程图规范的做事先后与责任划分只体现了正常情况下的流程走向或工作规范,如果出现例外情况,则是流程图无法预知或预先规定的,需要授权岗位及时处置或灵活应对。授权岗位其实就是对非正常情况下做事规范的预先安排,以确保组织运转不被意外中断。这是授权岗位设置的必要性说明。对此,还可以参阅张国祥老师的文章《流程图不可能包罗万象》。
授权岗位的作用还体现在以下方面:
1、传承公司战略,分解工作目标。
梳理流程必须从企业战略开始,每一个三级流程图都是战略目标的分解,企业的一级流程、二级流程、三级流程、四级流程如何体现环环相扣?授权岗位就是一个承接点。为什么三级流程图的授权岗位统一规定为董事长或总经理?就是因为战略分解是这二个岗位分别完成或传递的。四级流程图的授权岗位统一规定为董事长或总经理的直接下属岗位,也是基于战略分解的需要。为什么企业既要有中长期目标,还要有短期目标、年度目标?目标不能分解到每月每天每一个岗位员工头上,就没有落地的可能。所以说流程是战略落地的管道。
2、提出流程目标要求。
这和第一点密不可分。在我看来,流程图少了目标,就像人缺少眼睛,看不清方向,达成目的就会增加很多困难。而事实上,传统管理只要求下属听话、服从安排,没有让下属事先明确工作目标、清楚工作要求,往往走偏方向,效率低下也就司空见惯。很多人忽略了一个简单的常识:没有目标的行动一定没有效率。
3、跟踪流程运行、及时纠偏。
授权岗位在流程图中除了提出目标要求外,往往没有承载具体活动,是不是意味着授权岗位无事可做?这样理解就大错特错了!授权岗位必须掌控整个流程的运行情况,出现偏差及时纠正,出现意外立即处理。只有当这个流程正常运行时,他才“无事可做”。流程图只能就例行事务进行规范。凡事皆有例外。授权岗位对保障流程运行不被中断不是可有可无,而是非常重要,必不可少。
4、检查流程运行目的是否达成。
我们非常强调流程团队责任,一个流程能否顺利完成,能否达成目标,授权岗位负主要责任。按时完成当然最好,延误或不能完成,就必须由授权岗位分析解决,给出解决方案、给出满意结果。否则,追究责任,授权岗位首当其冲,当然其他参与岗位也要承担相应责任。
5、定期归纳总结,确保流程不断优化。
企业的进步体现在多个方面,流程的简化也是进步的标志之一。如何保证企业众多的流程不断优化?毫无疑问,流程参与者人人有责,但起主要作用的还是各授权岗位。因为他们对流程运行的全局更清楚,流程运行好坏与他们的利益攸关程度更高,所以授权岗位是流程优化的主力军。他们必须定期分析流程运行的好坏、总结得失、提出改进建议、改善方案。持续改进是流程管理的一个重要原则,也是企业不断进步的法宝。
流程图一定要有授权岗位,不是可有可无,而是必不可少!

◎欢迎参与讨论,请在这里发表您的看法、交流您的观点。

热门文章
最近评论
访客留言
京ICP备09031912号-13 京公网安备110112000845号 | 流程管理网
POWER BY Z-Blog