这样优化流程图,员工个个表示赞同!——零星采购流程图优化纪实

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2014-10-28
作者:张国祥
201410月27日
前天参加联创世纪公司化运作系统班宁波学员企业参访后,我应联创宁波公司总经理靖明洲的请求,到公司化运作系统班第四期学员金鸟服饰指导员工学画流程图。原定半天时间指导,由于员工们没有接受流程管理理念与方法的培训,对此很有抵触情绪。我只好先作理念阐述和观念引导,不知不觉十一点半到了,我开始讲解流程图设计方法。我以报销流程图为例教会了全体到场员工如何画流程图。再看手表,时间已经过了十二点半。我征求意见:大家还有什么要求马上提出来,第一个提的我今天全力以赴,后边提的我只能以后回答或满足。话音未落,企业落地师仇丹丹第一个举手发言:“张老师再教我们优化一个零星采购流程图吧,我和大家包括采购员在内对零星采购工作头疼死了!”
我本想征求大家意见“是吃饭后再来还是优化后再去吃饭”,没想到仇丹丹话一出口,竟然赢得了大家热烈的掌声!我请在座的采购员介绍自己目前零星采购的做法。
财务经理抢先发言:他总是不按流程走,搞得我们入账很被动,没有入库出库手续,没有发票……
采购员打断说:今天突然一个紧急小额采购、明天下班又加一个“晚上不买回来明天就交不了货”的更紧急采购,数量不多、数额不大,在公司借款就烦死了,找经理签字、找会计复核,如果老板不在,就借不到钱。即使钱借到手了,别人又不送货上门,自己跑出去,不堵车还好,遇上堵车货买到了也赶不回来。零星采购谁给你开发票?不信,你们去要发票试试?
生产人员也发话了,临时采购经常影响我们交货。大家七嘴八舌地报怨、诉苦、介绍。我很快了解到了采购现状:零星采购毫无计划,而且申请人分散即办公室任何员工随时都可能提出零采申请——而且一提出来就要求马上送到自己手上。此其一。第二呢,每次零星采购都要借款。借款不多,五百至一千元之间,借款必须老板批准——而老板并不是全天候在公司。而公司借款流程是先财务经理审核、会计复核,然后老板签字,才能找出纳借钱。
我综合汇总后,试探性地提出了一个建议:给采购员三千元零星采购周转金,年初借年底还,平时零星采购不借款,零星采购金额达到一千或二千,采购员就整理单据找会计直接报销。财务经理第一个表示赞同。如何整理单据呢?采购员每次零星采购的物料物品交使用人签收,采购员每周或集中一定金额后到仓库一次性办理虚拟入库出库手续。仓库管理员见到使用人签收的单据办理入库出库手续。采购员零星采购的物料物品只要有入库出库单,会计复核无误制作报销凭证,出纳实报实销。
“万一采购员作弊怎么办?”我自问自答,“一旦发现弄虚作假,见一罚十,而且开除处理,仓库管理员、出纳、会计都有权力查询零采物料物品来龙去脉,也可抽查使用人”。
当我们把这些大家讨论认可的做法用流程图表示出来以后,财务李经理第一个表示:以后就这样做!出纳小仇说,我百分之百赞同!零星采购借款太占用我时间了。采购员薛先生说:按张老师的这个流程图做事,我一个月至少要省一周时间!我了解他的月薪之后告诉大家:每月一千五百元的人工成本就省出来了!
财务李经理说:何止一千五?我们好多人都解放了!全公司核算这个流程一月节省一万五千元都不止。全体在场员工以热烈的掌声表示赞同。我也再一次感受到分享的乐趣。
优化流程,给员工带来方便、节省时间、提高效率、减少扯皮,员工哪有不赞同的呢?
自己不懂流程,或者把流程图搞得复杂难懂,让员工被流程绑住“手脚”,他们怎么会赞同呢?看看金鸟员工从反对到接受只用了五个小时:上午八点到开始至中午一点半结束。
附:金鸟零星采购流程图

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