办公管理

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2017-9-11
作者:张国祥
一、概述
办公管理是指企业为了维护正常的工作秩序而建立的服务规范、规定的办公秩序、以及保障工作所需的用品、设施和设备的供给维护,其目的就是营造良好的办公环境。因此,提供办公用品的规范与渠道、提供办公设备设施的规范与保障机制,以及公文处理的规范与标准也属于办公管理范畴。
办公管理与人事管理、行政管理、后勤管理有着千丝万缕的联系,如果企业有专门机构负责人事管理、行政管理、后勤管理,那么办公管理就以秘书服务、公文处理为主,如果企业规模小、人员少,办公管理的内涵就会无限延伸,几乎可以包涵前面的所有人事、行政、后勤工作。因此,办公管理的内涵因企业规模大小而异,仅就公文管理而言,大的企业可能分设秘书处、公文科、档案室,小的企业很可能就是文员一人包揽。因此,办公管理是企业办公室或综合管理部的功能,其具体职责通常由办公室主任(或综合部经理)、文员、后勤主管承担。稍大一点的企业,也可以增设一名总务主管分担办公室主任(或综合部经理)职责,共同做好办公保障工作。
本书拟对一般企业办公管理的六大内容进行介绍,即服务规范、办公秩序、办公环境、办公用品、办公设备、公文处理。
二、实战方法
服务规范管理
服务规范包涵三个方面,一是服务企业领导,二是服务公司员工,三是服务外来人员。
服务企业领导是指为企业领导提供工作服务,包括呈报来往公文、提醒重要事项办理、提醒重要资料准备、提醒接待重要来宾、提醒出席会议,安排公务出行,代订机票酒店、安排对方接待、协调企业领导时间安排等等,其目的是为了保证企业领导集中精力抓大事、想大事、议大事。
服务公司员工是指为公司员工提供必须的工作保障服务,包括办公用品发放、办公设备设施维护,也包括提供员工工作所需的企业介绍、印章印信,或提供员工个人生活所需的企业证明,如出国、购房、子女上学所需的收入证明、身份证明等等。其目的是为了方便员工顺利工作或安心工作。
服务外来人员是指为来企业视察指导工作的上级领导、参观考察的同行、联系业务的客人、上门求职人员提供接待服务或咨询答疑服务。办公室也是展示企业形象的窗口,办公室人员接人待物、举手投足无不体现企业的精神面貌。
办公室人员服务企业领导是职责所在,不能混同于拍马屁,办公室工作无小事,政令下达、下情上传,均须有章可循,规范操作,不能随心所欲,也不能狐假虎威,决不可假借领导名义兜售个人意见。
 
办公秩序管理
办公秩序好坏是办公管理水平好坏的直接体现。办公室人员有责任有义务带头建立良好的工作风尚。比如说,上班提前到场整理办公室卫生,提前做好一天的工作计划。上班即以良好的状态投入工作。工作时间忙而不乱,事情区分轻重缓急。打电话声音控制适度,以不干扰同事为宜;穿行办公场所,步履轻盈,以不打搅同事为佳;请人帮忙,礼貌在先,请字当前,协商口气,切勿颐指气使;遇分歧,不自以为是,态度和蔼,多倾听对方意见,求同存异,决不强加于人。培养并建立良好的办公秩序,然后将职场工作规范归纳整理成文,经新老员工讨论通过,报企业负责人批准,《某某企业办公室人员行为规范》就建立起来了。办公室人员行为规范包括接待礼仪、着装礼仪、通话礼仪、同事相处礼仪、沟通规范、议事规范、分歧处理原则等。
 
办公环境管理
办公环境营造是办公管理的重要内容,办公环境营造有软硬两个方面的内容。硬环境是指办公大楼、办公场所、办公设备设施,甚至包括办公用品配置。软环境是指办公氛围、办公气场,是办公人员的精气神,也是企业文化建设的重要内容。
办公大楼、办公场所是一次性投入,对使用人员而言,不可随意替换,但是办公环境的美化却是可以持续改善的。特别是办公环境的清洁卫生则是需要长期维护和保持的,这决不能仅靠几名清洁工去完成,必须全体办公人员共同维护和参与。每位员工保持自己办公场所的清洁卫生自不待说,对公共场所的维护和不污染也非常重要。国人有一个不良习惯,总认为有专人打扫卫生,随手乱扔垃圾、乱弹烟灰、乱丢烟头,甚至随地吐痰、公共场所也大肆吞云吐雾,凡此种种都属于办公环境管理范畴。
做好办公环境管理不难,认认真真做好职场5S管理就行。每天有人抽查,每周组织检查,每月进行5S达标奖惩,坚持下去,办公环境卫生就一定大有改观。
营造良好的办公环境,必须从清洁卫生抓起,保持办公人员持久的活力则必须从软环境入手。必须倡导积极健康的工作作风、培育坦诚相待的沟通氛围、坚守奖优罚劣的职场纪律,鼓励开放、倡导包容、鼓励创新,鼓励价值创造、反对弄虚作假。企业负责人必须身先士卒,言行一致,决不能允许溜须拍马之徒污染办公环境。
 
办公用品管理
办公用品管理以满足员工工作需要为前提,节约不是首选。最好的做法标准配置、定期发放,不要让员工为了办公用品满办公楼找人。企业建立一个《办公用品申领发放流程》就行了。对于滥用、浪费办公用品的行为必须坚决打击和惩处。必须强调的是企业不要为了防止员工冒领滥用就设置繁琐的申领流程,让员工把大好时间花费在跑腿找人上面。
 
办公设备管理
办公设备必须专人管理。使用者必须严格按照操作规范操作。也就是说所有的办公设备都必须制订操作规范,所有使用者必须接受培训,并确保培训合格,以防止人员伤亡或安全事故发生。小型企业养不起专人管理办公设备,也必须委托专业机构代为管理,要求其定期上门检修,如遇故障随叫随到上门维修。办公设施等同办公设备一样进行管理。企业办公设备设施一般适用属地管理原则,即办公设备设施所在部门负责人负责管理,或由其指定专人负责。如文员管理复印机、传真机就是此类情形。本企业无专人管理的设备也可采用使用人登记制度,即谁使用谁登记,发现故障及时报修。
不论有无专人管理,办公设备都必须建立设备台账,责成属地部门负责人代管。以防止丢失或损坏无人负责现象出现。
 
公文处理管理
企业公文处理规范是指企业制度、标准、文件的拟稿、会签、审核、审批、校对、发布、登记、归档等各环节的处理程序,还包括外来公文处理程序。企业最忌政出多门,不能各个部门都发文件、出标准。制订制度是企业的权力,各部门负责人可以也应该拟订本系统的制度、标准、文件草案,但仅仅是拟订权利,审核、审批必须按企业公文处理程序办理。企业制度的审批权属于董事长或董事长授权人,不是任何人都有权签发企业制度或标准文件。
企业公文处理一般权限如下:
拟稿:各部门负责人或其指定人员;
核稿:办公室主任或秘书
会签:与该制度或文件有工作关联的部门负责人;
审核:企业分管领导或副总;
审批:企业负责人或其授权人;
校对:办公室秘书或文员;
发文登记:办公室文员和收文单位负责人
归档:办公室文员或档案员。
 
三、参考案例
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