云南盘龙云海药业集团公司流程管理案例

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2009-10-23

来源:计世网

  一、公司介绍
  云南盘龙云海药业集团股份有限公司(简称盘龙云海)于1994年成立至今,现有生产基地2个,在全国已设有六十余个分公司、办事处,主要成员包括盘龙云海药业有限公司、药物研究院、药品经营有限公司、房地产开发经营有限公司、广告公司、实业公司等。
  全公司共有员工3000余人,其中:硕士以上2.5%、大专75%、大专以下22.5%。董事会成员均具有制药专业和MBA双重学历;总裁班子均为本科以上学历;集团中层经理和六十余个分公司、办事处经理均为大专以上学历。
  该公司以药业为主,集药品研制、开发、生产、经营等为一体。主导产品排毒养颜胶囊从1996年面市以来,现已成为中国药业的著名品牌。
  1995年12月,该产品荣获中国第三届科技人才交流大会科技成果金奖
  1996年3月列入“火炬计划”
  1997年3月列入云南省“18生物工程”
  1998年7月,该产品荣获国家中医药管理局颁发的《出口中药产品质量认证证书》,同年8月通过美国、日本等国近乎挑剔的检测,进入了美国、加拿大、日本等海外市场
  1999年1月,该产品被国家科学技术部等部委联合发文列入国家重点新产品
  2000年被认定为云南省名牌产品
  2002年,推出了OTC类排毒养颜胶囊
  2003年排毒养颜胶囊的研制被评为云南省科技进步类二等奖。在国内市场已累计实现销售收入超过35亿元,上缴税金4亿元,出口创汇近1300万美元。
  二、对Easyflow的最终选择
  集团公司总部早已使用了电脑系统对市场部业务和集团财务进行管理,虽然已大大的提高了办公效率,规范了市场的管理、运作,但由于未进行全面联网,仍然存在信息滞后、片面、孤立等现象,因而目前的系统提供的信息总是乏力于总结和提炼出提供给企业高层用于管理决策的信息。于是在2004年经过多方的考察与评测,选定与神州数码管理系统有限公司合作,在该公司产品EASYFLOW引擎上搭建企业工作流系统。
  实时性
  盘龙云海是属于集团化的公司,体系非常的庞大,在全国范围内多区域分布,造成了企业的信息不能及时传递,各地甚至各分公司之间的信息比较孤立。而神州数码Easyflow产品可以实现实时追踪流程状态、提升企业沟通效率。提交的表单在流程中实现透明流转,既可以使审批者掌握相关情况,同时填表者也可以随时跟踪审批情况,防止流程因为人为的原因造成阻塞。此外,Easyflow提供信息交互的平台,把整个集团公司的各种资源集中在一个平台上,实现资源共享,大大提高了工作效率。
  适用性
  Easyflow采取浏览器访问方式,用户操作起来非常方便,同时模块化的设计也简化了企业实施的程序,客户可以针对自身情况选定自己所需的模块和上线的顺序。此外,Easyflow提供表单设计向导,企业可以随需设计适合自己的表单,而不用经过复杂的程序设计,减轻了技术负担。盘龙云海公司规模大,员工数量多,这就可使不同层次的人都能够自如使用Easyflow.最主要的一点是可以节省很多员工在处理运用系统中产生问题的时间,而让员工集中精力到业务性的工作中,发挥员工的最大工作效能。
  安全性
  支持数字签名,确保了系统安全性。除此,完整的系统维护程序根据不同的角色赋予不同的管理权限,加强了系统的稳定性和管理上的严密性。这对于盘龙云海庞大的组织体系来说是不容忽视的。
  三、企业成功上线的关键因素
  经过两个月的实施,现系统已完美结案,总结起来其成功的因素主要包含以下几点:
  a.双方企业高层的大力支持:
  在整个项目的进行过程中,受到了双方高层的高度重视并给予了项目团队充足的支持:客户方总经理不断关心系统上线进度和成果,并以身作则投入学习,身体力行的推动了系统在公司的运作;而实施方的领导更尽其所能组织资源来配合顾问师的实施,可以说没有他们的大力支持就不会有项目审理的结案。
  b.团队精神在项目小组中的完美体现:
  项目的成功离不开团队的精诚配合与协作,对于DCMS顾问师的配合度,盘龙云海信息中心表示:「EASYFLOW团队成员有口皆碑---配合度『没话说』!」
  上述是盘龙云海在〝Role &Responsibility〞(角色--职权)上,分工明确的作业方式,运用在信息项目推行上,「让成员自己思考,提出解决方案,再由IT人员告诉您是否OK」这是盘龙云海导入EasyFlow顺利的最大因素之一。
  c.服务质量的高效呈现:
  “成功必须专业”,这点在流程设计中尤为重要。流程设计皆须经项目团队讨论与整理,在每次会议中沙盘推演,仔细比较电子化前后所带来的变化,按部就班进行流程再造的前导、执行与检讨,让项目务实向成功目标循序渐进,诊断与再造后的流程确实更为合理化。:
  四、系统使用现况与效益的展现
  1.实现管理系统化
  企业管理的重要手段之一就是及时掌握相关的业务信息或数据。一个有效的工作流及办公系统是智能化的,也就是说其具备一定分析和提炼综合分析能力,能提供准确的、及时的可供决策的信息。通过对信息系统中的当前数据、历史数据、以及很多如:合作伙伴的数据、信息服务提供的资料、互联网上的信息等等及时地整理和综合分析,快速反应地总结业务运作的实际情况以及市场或客户的趋向,从而做出正确、及时的决策。
  2.实现高层领导对集团公司的动态实施控制管理
  企业部门特别是企业高层所关心的是数据和分析图表说明了哪些问题。企业往往要从这些数据分析中获得正确、及时、可靠的决策依据。丰富而有价值的信息使得企业的管理者充满自信。随着电子商务时代的来临,信息传达的形式也是多样的。传统的报表方式将逐渐被丰富的分析手段和信息表达方式取代,使得管理者能够充分利用信息做出科学决策。在线查询方式或信息站点发布方式使企业高层无论身在何处,均可以在远程甚至移动的情况下随机获取信息。在此同时主动获取或被动送达信息都将可以交叉出现或贯穿于业务处理每个阶段,企业高层甚至可以通过工作流系统对集团公司的每个业务环节、人员实现实时的有效监控。通过这些及时而实用的信息,可以帮助管理者发现企业潜在的问题、帮助经营者发掘有利的机遇。
  3.实现管理过程中的规范化、透明化
  运用EASYFLOW系统建立的企业信息的管理和发布机制,可以方便地帮助企业完成企业信息的采集与发布、企业内外部信息的反馈与传递、交流与沟通。企业各业务部门可以直接地管理信息和与内外部交换信息。通过电子商务系统统一量化的日常办公管理环境,人员在系统中的一切操作都将被记录和显示,有效规范日常办公秩序。不但可以避免公文的重复报签、越级报签的情况发生,同时公文的流转显示会跟踪至最后一个工作流程,从而有效的提高办公效率。
  4.实现管理过程中的权责明晰、考核有效
  经过量化的日常办公管理环境,与现行的管理模式的根本的区别在于:在电子商务系统中必须将每个工作岗位细化分离成为独立单元,各岗位间通过一定的组织关系构成工作流程,各个工作流程最终编织为整个集团公司的管理链网。设定的岗位只能在职权范围内对应于可选管理对象或上级领导进行信息传递,系统并会将操作过程完整的记录下来。
  5.减少公司管理过程中的自己制造的管理垃圾的现象
  管理永远都是"软硬结合"的,光靠思想工作或光靠制度约束是不能解决问题的。大多数人都是"复杂人",其行为在不同环境、不同阶段有不同的表现形式,具有可变性和可矫正性。因而企业人员岗位的搭配不可能尽如人意。在日常工作中企业职员的主观愿望会在利害关系的驱动下,难免在管理中人为的给自己制造一些管理垃圾。在岗位上消极怠工、搪塞推委甚至背道而驰。通过EASYFLOW系统对工作岗位的细化、量化及信息流转的跟踪显示,可以在一定程度上防止管理垃圾的产生。
  6.实现集团公司精兵简政,高效运转的主导思想
  通过EASYFLOW系统进行企业业务管理,可以有效的消除业务流转中的冗余环节,其已定的工作流程将自动的把信息传递给下一个工作岗位,并限制其必须在规定的时间内完成指定任务,从而有效提高工作效率。
  工作任务的高速流转在有效提高效率的同时,EASYFLOW系统自动的处理了相当的工作,因而在同等工作量的条件下,会减少原有20%的人员工作量,也就是说企业将有20%的富余人员。

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