组织系统观视野下的企业流程管理体系构建

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2009-10-27

来源:中国论文下载中心 作者:刘宗斌 刘现伟

内容摘要:现行的流程再造理论局限于就“流程”研究“流程”,并不能真正实现流程和组织业务绩效的改善。把管理的系统方法引进流程管理研究,从组织系统的角度,识别、理解和管理流程,建立流程管理体系,不仅有助于改善流程和组织系统运行,而且为有效整合企业内部存在的双重或多重管理体系问题提供了基准体系框架,较之推行困难的组织变革也更具有现实可行性。本文最后提出了关于深入开展流程管理体系研究的展望。
关键词:流程管理 流程管理体系组织系统观
对许多企业来说,其运营系统始终存在管理不够精细、运行效率低下、战略执行能力不足等诸多问题。于是企业管理者纷纷求助于流程再造、流程管理、组织变革等各种管理理论,虽不乏成功者,但多数效果不彰;转而引进ISO9000国际质量认证标准、ERP(企业资源计划)等各种管理工具,虽在一定程度上解决了某些管理问题,却又普遍形成多重管理体系,在更大范围影响管理效率、加大管理成本。
要解决企业运营系统的诸多问题,必须从组织系统的角度,识别、理解和管理流程,构建流程管理体系,这也成为企业提升管理水平的必然选择。
现有管理理论和管理工具的局限
(一)流程再造及流程管理理论的局限
现行的流程管理理论,其研究对象仍局限于“流程”。所提出的流程规范、优化和再造要求,不过是流程再造理论的修正,尚不能真正实现流程运行的完善。因为,从流程的角度来看,任何一个组织系统,都是由诸多不同层次、不同功能的流程,以纵横交错、网络连接的方式所构成的流程体系。组织系统内任何一个流程的有效运行,既取决于流程内部活动之间、职能之间的有效连接,又取决于该流程与其它相关流程的有效连接。仅仅致力于构造“卓越业务流程”自身的完整,只是“头痛医头、脚痛医脚”。如果没有解决与其它相关流程的连接关系,势必影响到该流程的有效运行,也就谈不上流程的真正改善。
(二)组织变革理论推行困难且并非普遍适用
由于流程再造理论的一时盛行,随之产生了以流程为基础的组织设计和组织变革理论。自从哈默博士出版了他的《企业再造:企业革命的宣言书》著作之后,国内外许多学者大量开展了关于基于流程的组织设计研究、流程型组织构建研究、以流程再造为中心的组织变革模式研究等。
然而无论如何,根本性的组织变革是件推行起来非常困难的事情。因为流程再造理论遵循的一个潜在的规则是“拆分并克服”,而组织作为一个整体,每一个部分必有可能影响系统整体的行为或特性。当把各部分拆开时,任何系统的重要特性都会丢失。要想取得企业再造的成功还必须关注企业再造的同步工程,即在企业重新整合业务流程时,必须重新塑造企业价值观、重新设计工作方式和重新建立考评体系。如此浩繁、复杂的工程,任一环节的失误,都会严重影响到组织变革的是否成功。
(三)引进的管理工具难免造成多重管理体系
自上个世纪90年代以来,各种国际性组织基于不同的角度,对全球的各种类型组织(特别是生产服务性组织)提出了各种各样的管理体系认证或监管要求。而几乎所有申请认证的组织,为了被动符合认证标准的要求而照搬标准文本,所建立的文件化管理体系结构,只是符合认证标准的文本结构,却不符合组织自身的流程关系结构,形成与组织实际流程运行、体系运行不相一致的双重管理体系的“两张皮”现象。结果非但难以对组织的实际管理工作起到切实的指导作用,反而因人为地割裂、破坏了组织原有的流程体系运行,严重影响了管理效率、加大了管理成本。
出于市场竞争的需要,许多企业还会不断申请多重管理体系认证、引进新的管理理念和工具(如供应链管理体系、ERP等),这些管理体系、理念、工具的引进,多从不同角度建立、以项目形式展开,并随着项目的结束而给组织留下新的管理体系,在一个组织内部形成多重管理体系,从而使上述问题变得更加严重。
流程管理体系的特点与作用
国际标准化组织在修订2000版ISO9000国际质量管理体系认证标准时,提出了“管理的系统方法”,并将其列为21世纪质量管理八项原则之一。所谓管理的系统方法,是将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理,有助于组织提高实现目标的有效性和效率。
在“管理的系统方法”原则指导下,基于组织系统的视角,而不是基于流程的视角,识别、理解组织内部各个流程之间的相互关系,所建构的流程管理体系具有以下特点和作用。
(一)流程管理体系的特点
所谓流程管理体系,是对组织系统内所有流程进行指挥、控制和协调的管理体系。一个规范、适用、具有竞争力的流程管理体系,应当具有以下特点:
覆盖了组织的所有流程,这一点不同于其他管理体系只是部分地涉及组织的相关流程,例如质量管理体系覆盖的只是与质量管理有关的流程,环境管理体系覆盖的只是与环境控制有关的流程。因此,在设计建立流程管理体系之前,需要对组织内部的所有流程予以充分识别。
符合组织宗旨和战略规划要求,具有很好的战略执行能力,因此需要把组织战略目标,分解到各个相关流程,确定为流程管理目标。
以满足顾客需求为导向,确定流程之间的顺序和相互关系,使组织具有很好的适应性和快速反应能力。
流程管理体系是一个文件化的管理体系,通常包括管理手册、规章制度、员工作业指导书、记录等不同层次的文件。管理体系文件化,不仅有利于管理工作规范化,而且有利于组织管理经验的积累、传承,培养和凝聚组织的核心竞争力;使组织管理更多依赖系统,而减少对“能人”的依赖。
具有持续改进机制。因此需要对产品质量、流程运行、流程管理体系运行进行定期监测,及时发现、处理不合格环节;并对监测结果进行系统分析,发现系统改进机会并确定实施改进措施,从而持续地改进产品质量、流程运行、流程管理体系运行,不断提高组织核心竞争力。
(二)构建流程管理体系的作用
能够弥补流程再造理论和流程管理理论的不足。流程再造理论和流程管理理论的局限,主要在于只解决了流程内部的职能之间、活动之间的接口,却不能解决流程之间的接口,而构建流程管理体系,则可以明确流程之间的相互关系。在这个基础上,再对各个流程区分不同情况,分别予以规范、优化或再造。这样,才能真正实现流程改善,进而实现组织系统运行的改善,从而弥补了现行流程管理理论的不足。
较之推行困难的组织变革更为现实可行。构建流程管理体系及其改进机制,为组织对流程运行、组织系统运行提供了日常管理的平台,并在日常管理中持续地发现问题、持续地自我改进。而且,由于流程分析、流程管理体系的构建,未必涉及组织结构、员工利益的大规模调整,因此较之根本性的组织变革更为现实可行。
为有效整合双重管理体系或多重管理体系提供了基准体系框架。因为,各种认证标准或监管要求,都是以企业组织的管理流程为基础,只是涉及的流程范围及流程要求各有不同。因此,对企业组织内部的所有流程进行识别、理解,依据流程之间的逻辑关系,建立一个符合企业组织实际运行特点、覆盖所有流程的流程管理体系。在此基础上,再对照认证标准或监管准则要求,对所涉及的流程做进一步的补充和完善,则可以解决认证标准或监管要求与企业管理实际的不相结合的“两张皮”甚至“多张皮”问题。
目前为止,“管理的系统方法”这一原则的提出,还处在概念阶段。具体到流程管理体系的构成、运行、改进,还没有形成一个方法体系,需要围绕着流程管理体系的设计建立、运行控制、持续改进等方面,开展深入细致的研究。
参考文献:
1.彭新武.当代组织设计理念的变迁[J].北京行政学院学报,2008
2.刘宗斌.国际认证标准管理体系文件简约化[M].清华大学出版社,2003
3.王磊.信息化与流程管理[J].微型机与应用,2007(8)

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