宁波传统外贸企业的业务流程重组简析

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2009-11-15

唐艳 程茜 来源:万方数据

1990年,美国的Michael Hammer博士提出了“业务流程重组”(BPR),并将它引入西方企业管理领域。BPR是对企业间和企业内的业务流程进行根本性地再思考和彻底性地再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩明显改善,使得企业能最大限度地适应以顾客、竞争和变化为特征的现代企业经营环境。业务流程重组强调以“流程导向”替代原有的“职能导向”的企业组织形式,打破传统的职能部门界限,提倡组织改进、员工授权、顾客导向及正确运用信息技术.以达到企业动态适应竞争加剧和环境变化的目的的一系列管理活动。
宁波市传统外贸企业面临的挑战
随着加入WTO,外贸经营权的开发,宁波传统外贸企业的地位不断削弱,发展步履艰难,陷入困境,甚至有的已经到了生死存亡的关键时刻。
1、宁波传统外贸企业目前存在的主要问题。宁波传统外贸企业目前存在的主要问题体现在两个方面:
1)传统外贸企业在企业间的业务流程(即整个供应链中)充当“中间商”的角色。传统外贸企业的职能局限于寻找买方和卖方,充当中间商,负责签约、报检、清关和安排运输、结算。靠政策保护,靠权经营以及单一的二传手的经营方式使外贸企业自身缺乏竞争力。
2)传统外贸企业内部的业务流程管理落后,无法适应新时期的要求。大多数企业管理手段落后,不能有效地利用企业各种资源,内部业务流程难以适应外贸经营权的开发、中国加入WTO之后新时期的环境。
2、实施业务流程重组是宁波传统外贸企业改善的良药。宁波传统外贸企业要摆脱这种不利局面,就必须根据市场经济的发展规律,逐步淡化“中间商”的角色,重组原有的业务流程,积极寻找机遇,积聚实力,强化公司的核心竞争能力。
宁波市××外贸企业实施业务流程重组的分析
1、企业的概况。宁波市××传统外贸企业注册资本500万元,经营的种类包括纺织、服装、鞋帽、皮革制品、机械工具、家电产品、化工产品、日用杂品、玻璃器皿、文体用品、旅游用品、玩具、工艺品、农副产品、水产品等。
2、企业间业务流程分析。宁波市××传统外贸企业的企业间业务流程可以用图1表示:
1 宁波市××传统外贸企业的企业间业务流程图
该企业只是在整个供应链中充当了一个买进卖出的。中间商”的角色,并不占据主导地位。随着生产商和零售商力量的增强,“中间商”受到来自双方面的挤压,生存空间势必会日趋狭小。
3、企业内部业务流程分析。宁波市××传统外贸企业的内部业务流程可以用图2表示:
2 宁波市××传统外贸企业的内部业务流程图
2中的实线表示两者之间的确存在交流和互通,虚线表示双方交流不够,信息互通欠佳。
⑤:财务科与制造商的联系不够,对哪家工厂与业务科订立工厂合同、订立工厂合同的时间、工厂生产的产品种类、价格等等有关事项不够清楚了解,导致财务科在工作过程中处理涉及有关内容的时候,不得不电话查问有关业务科人员或是派遣财务科人员直接去业务科核实,这是相当浪费人力、物力的。
⑥:财务科与客户的交流欠佳,企业未能科学、系统地加以重视客户付款能力、客户以往的信誉度等等的审核,导致目前大量应收账款不能及时变现。造成资金上的困难,这对企业的发展是相当不利的。
⑦:财务科与运输单位联系不够,对运输单位完成产品运输所需的时间、运输单位的品质和信誉度等情况无法清楚掌握。
⑧:业务科与银行、税务局几乎不存在沟通和联系,使业务部对银行和税务的有关规定和政策不熟悉,自然对财务科有关事项的通知和安排不予理解,不会及时响应财务科的安排和指示。
⑨:业务财务科与业务科之间的交流、共享不够。
4、实施业务流程重组分析。
1)企业间实施业务流程重组。对企业间业务流程实施业务流程重组的关键就是要能有效地削弱该企业在整个供应链中“中间商”的角色。我认为可以从四个方面着手:
3 企业间实施业务流程重组后的宁波市××传统外贸企业
第一,担任起整个生产过程中的控制者和管理者。所有的生产过程都由中间商来控制和管理,包括各个生产商的原料采购、生产计划制定、各个生产商之间的进度衔接以及总体生产成本的控制等等。对于××传统外贸企业而言,实施BPR之后的供应链比传统的有着很多优势:①缩短交货时间。②快速反应,满足客户需要。③提高产品质量。④降低成本。⑤稳定的供货来源。
第二,要切实加强同国内外客户的战略伙伴关系。该企业要维持与国外进口商之间的关系,通过合作、长期合同等方式与他们建立长期业务关系,最好能同他们搭成战略伙伴关系,这样才能强化自己在供应链中的地位。
而建立战略伙伴关系的先决条件是:外贸企业的职能具有十分重要的不可替代作用,或者是能够具有额外的增值服务。正如上所阐述的,该企业若能成为整个生产过程中的控制者和管理者,则无疑它的职能已经具有不可替代的作用。而额外的增值服务通常包括四个方面:一是以顾客为核心的服务,这就要求该企业具备诚信,高素质的员工队伍,具有良好的企业形象;二是以制造为核心的服务,它是以提高产品的适应性、个性来体现的;三是以时间为核心的服务,它是以提高效率、缩短供应周期来增值的;最后一个是基本服务,如运输、仓储、存货管理、订单处理以及其他服务。
第三,尽快实现信息化流程。目前该企业已经建立了网站介绍自己的产品与服务,在网上设计公司产品的目录,允许网站访问者与公司之间产生互动,通过实时通讯实现信息互相交流。不过还可以通过建立网上聊天富、信息公告牌等形式更好地加强互动。原始资料采用电子采购目录,允许网上订货与支付。定单与运送信息处理电子化,重新定购电子化等等。这样能有效地降低通信成本,减少错误,提高响应速度,降低库存成本,增强竞争能力。
第四,与专业物流公司进行深入合作。现在国际上流行采用第三方物流公司来提高供应和配送效率。企业应当把物流与运输加以区分,对物流全程进行管理和控制,这样才能强化自身在供应链中的地位。从简单地存储等单项活动转为逐步将触角伸入到包装、运输和顾客服务三个重要领域,与专业物流公司进行深入合作,建立起良好的网络体系,通过资源共享来实现一体化作业流程。
2)企业内部实施业务流程重组。对企业内业务流程实施业务流程重组的关键就是要改变企业内部管理落后的现状,使得企业内部信息交流通畅,形成企业信息共享的业务流程。图4就是实施业务流程重组之后的该企业内部业务流程示意图。
4 企业内部实施业务流程重组后的宁波市××传统外贸企业
4中业务管理系统是基于企业业务的管理信息系统,财务部门和业务部门通过它调用数据库中的数据。实施业务流程重组之后的企业内部业务流程较原先的流程有很大的改善,主要表现在以下几个方面:
①企业管理信息系统和数据库的引入,使得财务科与业务科的数据和信息得以统一的数据格式储存在数据库系统中。
②业务科将每笔业务有关的客户、第三方物流公司和工厂的信息存入数据库中。这样财务科就可根据工作的需要随时获取相关数据,并对客户的付款能力和信誉度进行有效审核,使应收账款得以加速变现,增加企业的流动资金,推动企业的发展;对第三方物流公司的品质、效率等与付出的成本作衡量,选择最佳的合作伙伴,提高企业的核心竞争力;对工厂数据的及时有效获知,可以更好地控制和管理整个生产过程,降低成本,提高产品质量,加速生产节奏。
③财务科将有关银行、税务局的政策和规定,按照相关的业务流程,设置一个模板系统。
④数据库结合财务科和业务科的数据和信息,管理各项业务的进程,掌握各个部门业务员应当递交退税单证的时间。DBM设置预警系统,在临近退税时间,将没有及时上交退税单证的业务员名单自动生成到预警名单上,以提供警示作用。业务员可以通过这样的渠道避免退税延误的情况发生。
⑤企业内部数据和信息有效的互通无疑加强了企业的内部控制和管理,明确各部门的职责和权限,强化内部约束机制,修正了以往因需要签字而等人的情况,大大地提高了办事的效率。

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