公司企业档案管理流程,详细流程

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2009-11-15

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第一条 管理部门
1、公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。
2、文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。
第二条 文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
2、文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
3、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
第三条 文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第四条 档案分类
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。
第五条 档案名称及编号
1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。
5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第六条 档号编定
1、案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
2、案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。
4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
第七条 归档与档案清理
1、归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第八条 保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存:结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
第九条 档卷清理
1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时,依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。
2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期。
第十条 调卷程序
1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向管档人员调阅。
2、管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期后,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。
3、于档案室当场借阅者,免填“调卷单”。
4、档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条 调卷管理
1、“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
2、调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请管档人员负责处理。
3、调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受。
4、调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意。

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