流程再造成功案例--采购流程(福特汽车公司)

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2009-11-15

摘自《企业再造》

上世纪80年代初,福特汽车公司跟美国的其他许多公司一样,想方设法紧缩人员,减少行政管理费用。福特汽车公司认为能够减少费用的地方之一是应付账款部门。向福特汽车公司供货的供应厂商提出的账单,由该部门付款。当时,福特汽车公司的北美应付账款部门雇用了500多名人员。该公司的管理层认为通过使用电脑使某些职能自动化,能够使该部门工作人员的人数减少到400名,即减少20%。根据我们给再造所下的定义,使原有的手工操作实现自动化而取得的改进仍属于渐进,算不上是企业再造。福特汽车公司的管理层认为减少20%人员的成绩已经很不错,直至他们参观了日本马自达汽车公司。福特汽车公司的管理人员注意到马自达汽车公司的规模虽然较小,但它雇用的办理应付账款事务的人员只有5名,而福特汽车公司却雇用了500名,两者对比,相差过于悬殊,其原因不是能用规模大小、企业精神、提倡唱公司之歌,做早操等等说明得了的。福持汽车公司通过自动化使其人员减少20%,但制造汽车的成本显然仍不能同马自达相匹敌。于是,福特汽车公司的主管人员不得不对包括应付账款部门在内的全部工作流程进行反思。
这个决定标志着福特汽车公司的观点发生了重大的变化,因为公司的再造只能从业务流程着手,而不是从与完成这种流程有关的行政组织机构着手。“应付账款”不是一种工作流程,因此,不是再造的问题。它是—个部门,是组织机构上的一种产物,是从某种特定的流程设计所派生出来的。应付账款部门是由一群办事人员组成的。他们坐在办公室内,把有关的凭证传来递去。人员也不是再造的目标,但是,他们所做的工作,是能够再造的,但是,流程再造后,为了完成新的工作流程,人员终将得到调整。至于怎样调整,则要根据再造后的流程本身的需要而定。
福特汽车公司终于再造的流程并不是“应付账款”,而是“采购工作”。采购流程是从提出购货订单开始,也就是说,从根据下属工厂所需要的原材料、零部件而提出购货订单开始,一直到购到货后付款。将货供应给下属工厂(该工厂也就是采购流程的客户)为止。采购流程包括应付账款职能,但它还包括购货和收货。
福特汽车公司原先的原材料、零部件采购流程显然是按常规办事的。流程一开始,由采购部门向供应商发出购货订单,并将一份副本送交应付账款部门。供应商发货,货物运到福特汽车公司的收货点后,点上的办事人员填写一份表格,说明收到货物的情况,并将表格发交给应付账款部门。与此同时,供应商向福特汽车公司的应付账款部门送去发票。
现在,福特汽车公司的应付账款部门关于这批货物有三种凭证——购货订单、收货凭证和发票。如果这三种凭证上的数据互相吻合,应付账款部门的办事人员就签字同意付款。大多数的情况是如此,但有时会出现维尔弗雷多·帕莱托(Vilfredo Pareto)所说的情况。
福特汽车公司新的应付账款流程一看便知,跟原先的流程大相径庭,迥然不同。主要是由于新的流程完全取消了发票,办理应付账软的办事人员也就不再需要把购货订单、收货凭证同发票进行核对。结果表明,情况大不相同。现在,福特汽车公司雇用办理向卖方付款等事项的人员的人数不再是500名,而仅仅是125名。
福特汽车公司新的采购流程是:采购部门的一名采购员向供应商发出购货订单,与此同时,将订单上的有关内容输入联机数据库。供应商跟以往一样,将货物发往买方的收货点。货物运到后,收货点的工作人员通过电脑终端机进行核对,看看已经运到的货物同数据库中贮存的已经发出的购货订单的内容记录两者是否相符。只有两种可能性:相符或不相符。如果相符,收货点的工作人员接收这批货物,并按电脑终端的键,告诉数据库,这批货物已经运到。数据库现在已记下收到这批货物,而且,电脑会自动地签发一张支票并在适当时候把它发往供应商。另一方面,如果这批货物同数据库中已经发出的购货订单的内容记录不相符,那么,收货点的工作人员拒绝在运货单上签收,让它退还给供应商。
福特汽车公司这次再造的基本概念是简单明了的。审定支付贷款一事,以往由应付账款部门负责,现在改在收货点上办理。这项工作的原有流程有着迷宫般的复杂性,如:查找材料,暂缓执行,记入备忘录,等等,足以使500名办事人员或多或少地为此忙忙碌碌。新的流程却不是这样。实际上,新的流程实施后,整个应付账款部门就几乎没有继续存在的必要。在福特汽车公司的某些部门,例如,在发动机部,办理应付账款的人员减少到只有过去的5%。原有的人员中只有极少数人留下来,继续做应付账款方面的上作,处理出现的特殊情况。
福特汽车公司应付账款部门的一项规定是,只有收到了发票才能付款。尽管这条规定难得明确表达出来,但它已成为一种框架,原先的采购流程就是遵循这种框架形成的。福特汽车公司的管理层在着手调整采购流程时,曾认真地提出问题:是否仍想按照这条规定办事?答案是否定的。破除这项规定的办法就是取消发票。于是,福特汽车公司不再实行“发票收到后才能付款”,改为实行新的规定“货物收到后才能付款”。仅仅改一个词,就为企业的一项重大的变革奠定了基础。在福特汽奉公司原有的规定中,作这种一词改变的,另外还有几起。它们至今仍在发挥类似的作用。
例如,福特汽车公司在其下属卡车制造厂之一实行了更加新的规定,取代“收到货物后才能付款”而实行“货物使用后才能付款”。该公司对它的一家刹车供应厂商实际上说了这样的话:“本公司喜欢使用贵公司供应的刹车,并将继续用它装配在本公司制造的卡车上。不过,刹车在装配到卡车之前是属于贵公司的,而不是本公司的。刹车只有在我方使用之后,才是属于我方的,我方才能支付刹车的货款。我方制造的每一辆卡车在装配了贵公司供应的刹车,离开装配线以后,我方定会通过支票将刹车的货款付给贵公司。”这一变革使福特汽车公司的采购和收货流程进一步得到简化。(此外,这一变革还使该公司得到其他的好处,即从减少刹车的库存到改善现金支出等等好处。)
采购刹车的新流程还摧毁了福特汽车公司的另一条规定——公司要始终保持货源的多源化。至少就卡车的刹车而言,新的规定是:“我们将拥有单一的货源,同刹车的这位供应商紧密合作。”

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