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如何设计和规划业务流程管理体系

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2010-3-27

作者:杨文杰

业务流程管理体系的建设是企业内部运营管理的核心工作,那么,如何设计和规划业务流程管理体系呢?我们可以从以下四个方面逐步建立并完善这项工作。
一、战略梳理、企业能力现状评估和管理架构的确认
1、加强对企业的战略理解
通过对企业高层的访谈理解企业以及业务的发展战略,确认企业的业务发展方向和企业的价值定位。
2、评估业务流程现状
评估流程必须先识别流程,流程识别源于系统的观察企业的价值链活动并层次化的理解流程体系。业务流程管理体系的一个重要特征就是层次化,业务流程体系分为流程框架、业务模型、业务主流程和子流程、操作指导及表格。流程框架和业务模型反映了企业的业务模式。主流程反映了部门之间的协作关系。子流程和操作指引反映了具体的操作过程,支持主流程。
评估业务流程现状的首要工作是要对流程现状进行系统的描述。业务流程现状的描述可以通过客户访谈、参考企业现有流程文件的方式,描绘出企业的业务流程现状图以对业务流程进行结构化的表述和梳理,获取现有流程的绩效数据,通过比对行业标杆企业的绩效或是企业自身的绩效目标评估流程的绩效表现。对于不同企业,业务流程描述的重点会有所区别,例如:建筑施工企业和科研院所的业务流程描述侧重以项目管理流程为主,而制造型企业的业务流程描述侧重以制造加工和生产物流为主。
这一阶段主要的输出文档为:业务流程现状图、业务流程诊断与评估报告。
3、评估组织现状
通过访谈主要职能以及业务部门的领导来审视组织的现状并发现存在的问题,分析现有的组织架构与职能分配,并进行初步分析评估。
这一阶段主要的输出文档为:组织诊断与评估报告。
4、组织管控模式的确认
在对流程的现状进行了系统的描述和评估后,下一步要根据企业的发展战略和业务现状,设计组织的管控模式,确定不同单位的定位原则和集分权原则框架。组织管控模式的清晰与合理是流程设计的基础,为业务流程的实施提供有力的组织支持。一般内容包括:组织结构、管理模式、功能划分、组织层级划分、权限划分、岗位说明书等。
二、设计核心管理、业务流程的框架方案
对于高端的流程,可以采用价值链的方法进行识别,并构建流程的框架。从管理和业务两个层面考虑:管理层面是确保经营顺利运行的流程,主要包括:战略管理、计划预算管理、财务管理、投资管理、人力资源管理、信息管理等流程;业务层面是指为客户直接提供产品或服务的流程,主要包括:市场、研发、采购、生产、物流、客户服务等流程。
这一阶段的主要工作包括:设计流程清单、定义流程边界。
三、流程优化设计与方案的评估
1、流程优化设计
流程优化设计可以通过对流程基本要素的对比分析,参照行业标杆企业运作模式,根据流程诊断的结果进行流程优化改进方案的设计。流程文件优化设计主要包括:根据客户的现状和客户一同确定流程文件的模版,细化组织职能、关键控制点、例外处理与信息流转时限,同时设计流程操作的相关表单。
2、流程优化方案评估
流程优化方案评估主要是通过研讨的方式和客户一起对新流程的风险、可行性等进行评估,充分讨论和评估流程的可操作性、权责界线、流程的运作效率等。
四、业务流程实施方案设计和业务流程维护
在进行业务流程实施时,可以先选取几个关键性的业务流程进行小范围试点,根据结果对新流程进行评估并提出改进的措施,这样可以保证新流程实施的成功率。
流程管理是一个动态的管理过程,通过对流程的固化、实施、评估、改进、固化的过程,才能管理好企业的业务流程体系,真正达到流程管理的目标。

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