流程改造要注意什么?

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2010-3-27

作者:余建忠

企业的效率出现问题,很大的因素,出自于过程拉的太长,笔者就对福建晋江艾派国际集团的实战案例,来说明流程改造这个问题。
流程改造又称组织改造,也有人称流程再造。
一个企业有很多流程,如生产流程,发货流程,采购流程,销售流程等。
在接到艾派国际这个流程改造任务后,我将它定义为“订单流程”--因为企业要解决的问题是“客户订货电话打进来,到货发出去,以最快速度完成”。
现在的企业竞争,已经不象九十年代,拥有一个好的产品就可以养活一个企业,而今的竞争,不局限于在产品竞争,品牌竞争,渠道竞争,速度竞争,资源竞争等,而是企业综合能力的全面竞争!
艾派国际,产品远销中东,北美,欧洲等世界各地,所以对速度的要求更高,因为,年轻的柯总知道,速度代表专业,速度代表领先,领袖,速度代表标准,他的目标,就是打造国历行业的“标准!”
这个艰巨的任务,总裁有如下要求:
1、时间要快;--旺季即将到来;
2、操作简单,可执行度高;
3、过程,细节全部书面化,流程视图化,绩效管理表格化;
4、部门间配合顺利;
。。。。。。
有战略眼光的企业家效率就是不一样,一下将所有的要求摆在我的面前,最后加一句:“企业各部门主管马上开授权会!”
。。。。。。
随后我就进入了正式的了解阶段;
每个行业的操作都是不大一样的,为保证流程的合理性,可行性,所以我必须在较短的时间对所有的、现行的操作环节作全面的了解。在了解前,我给自己提了六大问题:
1、 现在流程涉及到几个部门,它们间为什么要关联?
2、 各部门的工作重心是什么?
3、 他们对现在流程的实际感受是什么?
4、 他们希望是什么样的流程?
5、 各流程是如何进行绩效考核的?
6、 整个流程有多少单据支持?
围绕这重点问题,我把时间全部花在与部门经理沟通,与员工交流上,一周后,我的改造方案出来了,经过“脑模拟”无数次,反复修改,推敲后,对各部门进行流程培训;培训的目的--就是让每个人“知道流程的全过程,知道自己在做什么,做的好坏怎么评估”等这样简单的事情,把复杂的流程细分到岗,到人,到怎么做这样细小的过程。因为流程我按照“先定岗,后定人”的傻瓜式原则;
我决定进行现场运作观察。
经实际运作,获得了效率提高的效果:
1、从以前定单开始到货物出仓,需要接单人员和8个以上的人员沟通,现在直需要和两个部门沟通,实现从人员沟通转变为部门间的沟通;
2、因为省下了不必要的环节,操作更为流畅。考虑到财务风险、资金风险的因素,各部门间的沟通均有一式三联的单据提纲依据。
3、时间上,从以前流程走完需要3天,到现在只需要1天,主要时间在生产上。达到了今天定货,明天出仓的效果。
4、各部门分工明确,避免了互相推委,扯皮的现象;
5、绩效考核有理有据,表格化,分解细化,做的好坏一眼就知,不存有人为的感情因素,从“感觉管理”上升到“绩效管理”,员工放心;
。。。。。。
经过运作,半个月后,流程稳定,我终于长长的舒了口气,舒这种气,将心中的快乐释放出来,令获得了极大的鼓励和轻松,因为在这日夜奋战的20天,我的努力获得了回报,在这20天,与兄弟们总结沟通的20天,我们获得了友谊;
从这次流程改造,我得到了以下经验(注意事项),也就是在以后的改造工作,可以帮助我们少走弯。
1、 一个好的思路,出自于你对流程的全面彻底的知晓,所以,我们要在流程改造前,你要比流程中的员工还要熟悉它。
2、 带着问题去调查;为了尽快熟悉流程,我们要了解什么,将它列出来,写在纸上,这样你的思路主题不会脱钩;
3、 流程改造的原则:定岗,定人,定职责,定考核;也就是说,你的位置在哪?做什么?什么是做好做坏?有什么奖励和惩罚?让每个人心知道肚明。
4、 流程出来要经得起推敲,先在大脑里走过。上面提到的“脑模拟”就是这个意思,我不知道经过了几百次的“脑模拟”,才有现在流程的顺畅。在脑中可行不一定在实际中可行,但是在脑中都不可行,在实际中一定不可行。
5、 要反复修改,注重细节,每次修改,力求完美。
6、 确定修改无误后,一定要给员工进行培训;参加培训的人是涉及到该流程的所有成员和部门主管,培训的内容是新的流程运作,定岗,定人,定职责,定考核内容。
7、 在改造前,授权或动员大会起到了重要作用。如果没有柯总当即的部门主管开会,授权,我想靠我一个人单枪皮马肯定无法进行。
8、 个人心态把握好;如果没有部门主管的支持,也不会在较短时间完成,所以,尊重他人,降低自己的身份,以“我就是企业员工”的心态去和他们交往,工作起来你将会获得支持。
9、 要主次分明;流程的骨架要稳,我们说画虎容易画骨难,流程中的骨就是主线,就是主要环节,一定要稳定,以此为重点,其他的环节作为辅助性环节展开,不能主次不分。
谢谢大家!

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