流程不规范,联络单会越用越混乱

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2010-10-13

——咨询日记之七十三

作者:张国祥

2010-10-12晚

今天在探讨流程优化方法时,企业人员提出搞一个联络单传递流程图,我立即表示反对。但企业人员极力说服,认为很有必要,我始终不以为然。我说我们立此存照,看看流程管理走上正轨之后到底需不需要联络单。

应该说联络单也是管理阶段进步的产物。在没有进行流程管理之前,或者说制度缺失,责任不明,使用联络单沟通工作、明确责任不失为一个好的选择。我也曾多年使用联络单,而且有几家单位还是我首先提出使用。但自从我掌握了流程图设计与流程管理方法之后,就不再主张使用包罗万象的联络单了,取而代之的当然就是流程图了。

联络单说到底就是对流程的破坏,就是不走正常程序,往往是提出者为了方便本单位本部门工作而向企业负责人提出的特殊请求,是在惯常做法之外,另辟蹊径。尊重联络对方的人可能会先行与人协商:我部有什么什么工作需要你部配合,请给予支持为盼;不尊重对方或强势部门的员工,可能直接提出要求,经双方共同上司同意后,硬行交给对方,让对方围绕自己部门转,或干脆等待对方不能按时完成,自己抢先告状,把不能完成整个任务的责任全部推给对方。联络单在许多单位不是在真正起联络作用,而是一纸推卸责任的证据!在这样的单位,联络单越多,管理越混乱。

为什么实施流程管理的企业不需要联络单呢?因为各种必须的工具表单已经体现在流程图上面。任何工作的起点与接点,焦点与交点,节点与结点都在流程中流转,何处受阻,何处延误都能追踪查找。与流程管理配套的制度规范都会设计完善,所有的岗位员工都能清楚地知道工作起承转接,例外事情只需要口头报告或网上告知即可,联络单存在的空间大为缩小。

实施流程管理的企业并不是不用联络单,而是不用以《联络单》命名的联络单,而是各种数据传递、信息交流或沟通工作都有相应规范的渠道,大家都遵循去做,每一个岗位都尽职尽责,仍然需要领导特殊指示才能完成的工作将少之又少,到那个时候《联络单》就自然而然寿终正寝了。

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