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分类提高效率,归纳提高能力

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2010-10-16

——咨询日记之七十六

作者:张国祥

2010-10-15晚

下午项目组几个年轻秘书为流程图分别审核的事争得不可开交,问题的关键在于他们没有执行我的统一编号要求,再加上有的设计人员图省事,没有按要求打上流程图编号,还有人自主编号。这下难住了小李。几个人各抒己见,就是不能统一意见。姜还是老的辣,坐在旁边修改流程图的陈老师悄悄地地画了一张表格递到小李手上。搞培训的小范又给小李作了细化指导,问题才得已解决。

习惯午睡的我,因写《今早迟到一分钟》的文章,临近下午上班前十分钟才坐在椅子上闭眼休息。结果刚刚睡着,就被争论吵醒了。我问小李为何编号规定没有得到贯彻落实。他回答说,很多人都不听我的。

这事也怪我没有跟踪到位。我把分类方法交给小李之后就忙于指导员工修改去了,中间虽然也提醒过小李几次,但都被他“不急不急我会做”的给敷衍过去了。直到今天我才发现小李还未真正掌握分类方法。我只好停下手头工作,专心致志地指导他进行流程图编号调整与设计、修改、审核、审批的分类操作方法,直到他画出一目了然的图表,我才回到原先的工作中去。

分类看似简单,其实不然。没有对总体规划的把握,没有对企业管理方方面面的了解,没有对流程图技术的了解,一般人还真分不清、理不顺。

以前,大海跟我当助理时,分类工作几乎没有让我操心,我定下原则,他就分好了,发下去,没有任何人改动。这次,是我犯了经验主义错误。一是原有的企业没有这次参与的人员众多,只有八个或十个设计师主笔设计,而且都是经过多次讲课培训之后才着手流程图设计工作。但这家企业没有给予我足够的培训和学习时间(他们也是犯了经验主义错误,受忽悠型培训毒害太深,担心我的培训也走老路),大多数人只听了我两个小时的流程技术讲座,就开始了设计工作,不能全面掌握我的流程图制作要求也属情有可原。但另一方面,在董事长进行第二次动员之后,参与者人数大增、参与热情高涨,他们不仅按要求完成预定数量的流程图设计,还自主增加了许多与工作中急需解决的配合流程,使得流程图数量比预定计划翻倍。准备了一桌菜,来了两桌客,也难怪小李应接不暇。

不过,小李的难处,也让我想到企业员工在流程图设计中出现的最大问题是分类不清,归纳不准。分类不清导致流程不清晰,归纳不准导致别人看不明。我得出的结论是:经常对自己手上的工作分分类,你会提高工作效率;时时对自己做过的事归纳总结,你会很快就能提高工作能力。

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