企业规范化管理之请示报告

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2009-10-13

——向上沟通技巧

作者:张国祥
不仅作领导的要善于和下属沟通,下属也要善于和上司沟通。今天我就专门谈谈向上沟通中应该特别注意的事项,也包括我个人的经验教训,和大家分享。
事情还是从昨天上午发生的事说起。
清晨上班不久,企业负责人想上网查一项重要数据,登录几次就是上不去,负责人问部门主管为什么不能上网?部门主管说:“能上,我刚才就登录过。”企业负责人已经试过几次都不成功,在部门主管面前又试了一次,仍然不能登录,负责人就用免提电话和网管通了电话,在得到确实不能上网的回答后,部门主管仍然坚持他刚才上过网。负责人认为部门主管不诚实,非常生气,批评主管不敢承担。部门主管反复强调自己没有撒谎,电脑有上网记录。二人吵得不可开交。因要召开一个会议,我提前到达,正好赶上了二人争吵的尾声。
我中止了二人的争吵。我说:“刚才能不能上网并不重要。重要的是现在急需上网怎么解决?二是以后如何避免?”
这里就有一个沟通不到位的问题。双方都不到位。负责人本来是要解决马上上网的问题,因下属的不识实务,转移到了对下属诚信的怀疑。下属本来应该在第一时间解决上司不能上网的问题,而他视个人诚信高于一切,忘了负责人找他来的本意。这无疑是一次失败的沟通。
那么下属向上司请求报告工作时应该怎样做、注意些什么呢?常规请示报告,公司都有明文规定,不需要在此赘述。
张国祥老师就个人经验提示几点认为应该把握的要点或注意事项。
一、             事先预约、选准时机
做任何事情,把握准确的时机都很重要,沟通更不例外。几乎没有人在上司发怒时请示获批。没有一个上司在匆匆外出的路上希望下属来汇报工作。所以有二个原则要把握:一是不在上司发怒时请示、不在上司接待宾客时汇报。当然重要而紧急事项不受此限。二是报告工作尽量定时、例会就是报告工作的最好时机。常规工作切记时时汇报。只有临时交办的工作必须及时报告。
二、             一次只请示一件事
下属一定要勇于承担,不要什么事都找上司请示。制度、流程规定是你决策拍板的事不要去找上司拿主意,除非你实在想不出解决办法。按照规范化管理的要求,责任上移是要扣减你的工资奖金的。工作中遇到了超越自己权限或能力的事情必须请示上级。请示只能一次一事。现实中有些人喜欢自作聪明,今天请示事项很顺利,马上又临时提出另外的请求。虽然这次你都获得了满意的批复,但你却给上司留下一个办事无条理、事事都不敢做主的印象。小聪明可能换来的是你晋升的路变窄了。
三、             报告工作的八大原则
1、 汇报不是越勤越好
2、 失误报告越早越好
3、 工作建议方案具体
4、 纠正错误坚持真理
5、 谈论工作不掺私情
6、 述职报告不找借口
7、 检讨过失不推责任
8、 如有承诺必须力行
四、             纠正错误坚持真理
报告工作的八大原则应该容易把握,故不需要一一细述。唯第四原则实行起来殊为不易,所以对此阐述几句。
人非圣贤,孰能无过?就是圣贤也有过错。何况凡夫俗子!因此上司也会犯错误、老板也会犯错误。当你上司的过错影响企业发展或者说影响你的工作开展时,你不能沉默。纠正上司的错误需要勇气、胆量和智慧。
首先你必须对上司错误决策的利弊分析透彻,并有纠正错误的可行办法和具体措施。
其次还是找准沟通的时机。如果你能同时找一个沟通能力强的同事和你一起去说服上司可能效果更好。当然这也要因人而异(上司心胸狭窄的,此法绝对不可,他会怀疑你人品有问题,居然聚众对抗我)。
第三,如果在大会讨论时,上司仅仅是有了倾向性的观点但并未形成决定,此时发现上司的意见并不可行,则一定要当场纠正。当然用语一定要尊重上司,但原则立场不能迁就。大会讨论时任何人都可畅所欲言,都应该光明磊落。
第四,如果你的上司独断专行,不能“从善如流”,坚持真理的你还是趁早走人。也许你不走,他早已在谋划怎样赶你出局了。
做下属的由于权力、地位的缘故,请示报告是你工作中必须运用的工具,谁运用得当,谁就会迅速成为上司。
我想你只要做到了尊重、坦诚,拥有了责任和胆略,请示也好,报告也罢,都不是难事。个中奥妙只能慢慢体会。
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