数据不准确,问题在哪?

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2011-8-8

——张国祥老师答网友问

最近收到网上留言一条,如何回答有点棘手。留言内容如下:

张老师您好:

我司是给超市送货的小物流公司,只有2,3辆车,但是库房数据和办公室数据总是不准,请问库房和办公室的工作流程该怎样配合就不会有错了。谢谢!

尊敬的网友:你好!

回答你的问题之前,我倒是要先请教你几个问题;

1、 贵公司到底有几辆车?是二辆,还是三辆?不可能是二点三辆吧?

2、 贵公司库房的数据是如何传递到办公室的?应该是报表传递吧?如果是电子传递就不应该出现差异了。

3、 库房数据与办公室数据不一致体现在哪一方面?是库房数据比实际多了,还是办公室数据比库房少了? 

4、 数据差异是客户发现的?还是我们自己发现的?

5、 库房数据是不是送货数量?它是否就是我们与客户结算货款的依据?

只有清楚以上内容,我才能给你提供恰当建议。由于无法与你直接交流,我尝试自问自答,看能不能找到你要的答案。

我们从第五个问题开始反推,如果库房数据就是送货数量,那就应该以客户签收为准。库房人员每天将客户签收的单据存根联留存备查,另将客户签收的结账联传递给办公室人员,办公室人员据此统计数量,月底以此为据和客户对单结账。如果对账出现差异,则与库房人员统计核实,两者一致,则说明差错在客户;两者不一致,说明差错在自己。按照常理,办公室数据应该是以库房数据为准的。为了避免传递单据丢失,我们建议库房人员将每天的客户签收单据上交办公室的同时,将全部单据编号用清单列表,让办公室接收人员签字签收。如果不出现单据丢失,库房与办公室的数据是不应该出现差异的。即使出现差错,查找也很容易。那就很可能是粗心大意,二、三不分,或者是计算马虎出错了。

这个推理过程就是库房与办公室数据传递的流程。遵守流程可以让你们很容易发现错误,但不一定就能保证不出差错。实施流程的毕竟是人。如果大家没有养成良好的工作习惯,做事凭感觉,估大概,错误就会紧跟而来。

第一问可能让你看了很不舒服,但你给我传导的信息就是你们习惯于凭感觉、习惯于差不多,没有严谨细致的习惯。故此特意提醒你和贵公司的同事们高度重视“认真”二字,否则库房与办公室数据不准的问题就永远不能解决。

不知以上回答是否令你满意?如果推断有误,请你继续留言,或告知更多详细情况,以便我的回答有的放矢。

祝工作顺利! 

你的朋友:张国祥

2011/8/6

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