流程优化必须挑战传统突破现状

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2011-11-12


——企业负责人必须支持变革

作者:张国祥

2011/11/11

和企业员工优化流程图时,给我印象最深的一句话就是“我们企业就是这样做的!”这句话成了他们搪塞流程设计不到位的借口。其实反映的是他们对改变的担心。他们担心:这样改变会不会得罪领导?会不会得罪同事?会不会招致骂名?为了体现责任落实,我总是强调流程的拟制者必须署名。这也增添了他们对日后担责的恐惧。

解决这一问题的关键只能是企业负责人。企业负责人不仅要对流程设计者授权,还要给流程设计者壮胆,必须给他们描绘企业战略、表达自己改变改善改革的决心,赐予他们“上方宝剑”——告诉他们思想无罪!设计期间,“大胆挑战传统、勇于突破现状”就是他们的工作,也是他们的使命。毕竟流程设计之后还要审核审批,设计阶段连改变的想法都没有,怎么进行流程优化?

设计者的担忧主要体现在三个方面:

一是对过多的重复签字审批不敢删减任何环节,怕得罪领导。如各种申购、领用、报销流程,往往有很多签字环节,每一个签字者在企业都是实权人物,设计者减少哪个环节都意味着削减了他的权利,都会让自己犯难,。

二是对权力集中在同一岗位的工作不敢分解,怕得罪同事。如一条龙采购流程,采购员从市场调查,到供应商选择,到合同签订,到订货履约,到结算付款申请,到供应商对账,一人包揽到底,让采购人员大量的时间花费在内部沟通和协调上面,往往无暇顾及采购工作本身。同时又给供应商腐蚀采购人员留下巨大空间。按照先进的做法,就要对采购流程进行重组,至少或分采购谈判与采购履约两大三级流程,然后按专业和效率分工,让采购人员更多的时间和精力在市场,后续服务跟进工作交给普通员工跟踪,既能提高工作效率,又能节省工式成本,还要防范职务腐败,可谓一举多得。但设计者往往“不敢得罪人”——在他们眼里采购员都不是一般人。

三是对创新工作不敢接受,既怕增加自己的工作负担,又怕招致同事的反对。如信息汇总与传递,标准贯彻与效果反馈,特别是三级流程中增加的管理改善总结工作,往往是企业日常工作中没有进行的,或很少涉及到。众多企业的实际情形是:要么就事论事,要么有布置无检查,要么有传递无反馈,对同类问题的归类归纳分析、整理升华非常缺乏经验,甚至认识模糊。如果专家建议增加,遇到的抵触或反对现象比较多。如果要实施创新流程的要求,对管理者或责任承担者的自身素质要求较高,最初势必增加工作强度和难度。

如果设计者自我设限,胆小怕事,流程优化根本无法进行。企业负责人如果真心实意想到改变现状、改善管理,就应该经常过问设计者的工作进展,并且主动关心有没有打破传统的流程设计,鼓励突破现状,参与创新设计的讨论。若能如此,设计者才会消除疑虑和恐惧,才能激发他们的创意和灵感,才能奠定流程优化的坚实基础。

没有企业负责人的主导、引导、参与、鼓励,流程优化就是空话。

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