流程设计方法

发布-流程管理网 | 查看- | 发表时间-2010-6-8

作者:张国祥

有网友问流程设计方法,我感到这个问题我在回答有关流程管理的系列文章中应该都有说明,如《流程分析方法》、《流程优化方法》以及流程图使用方法等等都有介绍。不过专门从流程设计角度来谈,还是没有完整的介绍。
流程设计是一个可大可小的概念。流程梳理、流程分析、流程优化、流程改善、流程再造都离不开流程设计。这是从大的方面讲。从小的方面说,一个流程图几个岗位参与,几个步骤完成,也属于流程设计范畴。举个例来说,如果有人说我是搞航天飞机设计的,相信多数人一听到就会对眼前这个人肃然起敬;如果他又说我是专门设计航天飞机用的铆钉的,相信大多数人又会“哦”的一声,原来如此。其实任何高端的产品,它的设计都有一个庞大的团队,这个团队中有总设计师,也有小设计员。流程设计也不例外。那么,我今天就从小设计员的角度说一说流程设计方法。就说一个流程图怎么设计。
一、确定流程图名称和责任承担岗位
当然,设计流程图,你要从确定流程图的名称开始。如何确定流程图名称呢?首先你要找准它在企业流程家族中的位置。这个位置通常是总设计师与众设计师已经设计好的。你只要了解它的上、下游流程,即知道它的来龙去脉就行,这将有利于你在具体设计时,能够把握好它的转承启合、上下衔接。从这一点上,你就可以明白,流程设计是一项系统工程。
好了,确定了流程图名称,接着要确定流程的授权岗位。流程授权岗位,就是流程责任的主要承担者。通常企业三级流程的授权岗位就是董事长和总经理两个岗位,四级流程除了前面二位之外,多数是企业各系统工作的第一责任人,如人力资源总监、财务总监、安全主管等等。顺便提示一下,你需要了解张国祥老师的流程管理创新成果(流程管理网打开即见),其中企业管理流程的四级分类不可不知,否则你在设计流程时无从下手。
接下来,你要确定流程主持岗位。流程主持岗位往往由本企业对这一流程最专业的岗位承担,不一定都是职务高的承担。如现场招聘流程,主持岗位是招聘主管,而不是他的顶头上司人力资源总监,但授权岗位则是人力资源总监。
最后确定流程活动的参与岗位。参与岗位少则一个,多则N个。比如全员大会流程,企业所有的岗位都要参与。岗位多的做好分类就行了。一个流程的职能带是有限的,最多五、六个,那么对不同岗位承担相同活动就可以安排并列进行,如有区别,在岗位名称前用数字1、2、3标明,在流程图中用数字代替就行了(可以从我后面提供的流程图中了解)。
二、确定流程目标
流程目标是流程设计的眼睛。是至关重要的一步。以往的流程图往往没有流程目标的界定,都是以一个椭圆,圆中用两个字“开始”来代替。做事没有目标,效率一定大打折扣。流程再造为什么开始兴起时失败率高达70%?我想与目标不清楚有很大关系。我在任何企业指导流程设计时总是反复强调,每一个流程图都必须开宗明义,先把目标搞清楚,用一句、最多二句表述清楚,没有目标的流程图一律判定不合格。事实上,确定流程目标也是流程设计中最难的一环。因为大家习惯于听命于上司,上司让怎么干就怎么干,很少有人问做这事的目标;即使你问为什么这样干,也少有人回答;即使有人回答,也是冷冰冰的一句话:“问这么多干什么?叫你做什么,你做就是了!”民可使由之,不可使知之。国人耍权威由来已久。流程管理不打破等级观念就没法进行。确定目标之难其根本原因就在于此。但是再难,也要确定。没有明确的目标,下面的工作都是白搭!
在流程图中,流程目标就是授权岗位提出的流程活动要求,也是一个流程图的起点。
三、确定流程先后进程
这是流程设计的主体工作,比起确定目标却是相对简单的工作。当然是不是真简单,取决于你企业现行的做事流程是否简洁。现行流程简洁,进程设计就简单;现行流程复杂甚至多变,设计就麻烦。而一个企业实施流程管理的目的,就是要打通这些不顺不畅的环节,就是要追求简洁、高效。所以越是工作中令人头疼的环节越是要优化,就越是流程设计改善的重点。如何改善,必须集思广益。流程设计的目的也是为了这些岗位员工能够更好地协调、更好地配合,让他们参与讨论、发表意见,是流程设计者取得成功的强大后盾。靠个人闭门造车是不行的。
进程设计要注意几个关键点。一是确定流程活动的相互承接关系,二是尽量安排并行活动,减少等待时间;三是尽量减少审批环节,尽责,一个人就够,不负责,十个人审批也无济于事;第四,每一个进程的完成时间能够具体到天、到小时就尽量具体,不要用“及时完成”之类的模糊语言。
四、确定流程运行达到的目的
这个必须与流程目标首尾呼应。流程目标确定好了,流程运行要达到的目的就十分容易了。有个技巧,你把流程目标中的语句改成完成时态就行了。比如说现场招聘流程的目标是“初选企业所需的人才”,达成目的就是“初选到了企业所需的人才”。当然如果不能形成呼应,你首先要考虑的是流程目标有没有确定准确,这也是一个互逆检验方法。我最反对用一个椭圆,再加两个字“结束”的做法。这是懒汉作风,与流程管理强调责任落实背道而驰。
在流程图中,流程运行达到的目的就是这一流程运行的终点。它与起点相呼应,形成一个闭环。当然这个闭环是暂时的,随着企业的发展,这个环会继续运转,好的流程就是环环相扣。
五、将流程图中的进程连线
这个连线从流程目标开始,到流程达到的目的结束。千万别小看了这个连线,珍珠再好,没有线是串不起来的。连线遵循自然、顺畅的原则。假如连线时出现了断线,这个流程设计一定是失败的。一个好的流程图,其连线要如流水行渠,畅通无阻,否则,不是无法执行,就是扯皮不断。
流程设计好了之后,行不行,好不好,不是自己说了算,也不能仅仅让领导人说了算,而是参与的岗位员工都认可,这才是合格的流程设计。
那么,我们把上面讲的简化一下,就是下面的步骤:
1、 确定流程名称
2、 确定流程授权岗位
3、 确定流程主持岗位
4、 确定流程参与岗位
5、 确定流程目标
6、 确定流程活动的先后进程
7、 确定流程活动的互相承接关系
8、 尽量安排并行活动
9、 尽量减少审批环节
10、 确定流程活动的具体完成时间
11、 确定达成目的
12、 将流程各环节连线
为方便初学者掌握,本文附流程图一例。《现场招聘流程图》是张国祥老师在宁波大学主办的宁波市中小企业创业辅导班上现场制作,不一定具有普遍意义,仅供参考。欢迎指正。

 

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洛神 很受益,我之前一直都是画个椭圆,开始到结束,中间也没什么内容,所以觉得很乏味,很空洞,执行不下去
2011-7-20 14:41:38 【回复】
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